Política de Privacidad
IslaBooks — Cómo protegemos sus datos
Última actualización: 12 de mayo de 2026 · Versión 1.3 Ver Términos de Servicio →
En IslaBooks valoramos su privacidad. Esta Política de Privacidad describe cómo IslaBooks LLC (entidad registrada en el Departamento de Estado de Puerto Rico, titular: Jeannette L. Cortes) recopila, usa, almacena y protege su información personal y la de sus empleados/clientes cuando usa nuestro Servicio.
1. Información que Recopilamos
1.1 Información que usted proporciona directamente
- Información de cuenta: nombre, email, número de teléfono, contraseña (encriptada con bcrypt), nombre del negocio, EIN.
- Información financiera: transacciones contables, facturas, pagos, presupuestos, plan de cuentas.
- Información de empleados: nombre, dirección, SSN (encriptado con AES-256-GCM), salario, fecha de nacimiento, fecha de empleo, datos bancarios (depósito directo).
- Información de clientes: nombre, dirección, SSN/EIN, email, teléfono, historial de servicios.
- Información de pago: procesada por Stripe — IslaBooks NUNCA almacena números completos de tarjeta de crédito. Solo guardamos el ID de cliente Stripe y los últimos 4 dígitos para identificación.
1.2 Información recopilada automáticamente
- Logs de actividad: dirección IP, navegador, sistema operativo, fecha/hora de cada acción.
- Datos de geolocalización: SOLO cuando el empleado autoriza el ponche con GPS (geocerca). No usamos GPS para ningún otro propósito.
- Cookies de sesión: tokens de autenticación que expiran en 24 horas.
1.3 Información que NO recopilamos
- No usamos cookies de tracking de terceros (Google Analytics, Facebook Pixel, etc.)
- No vendemos datos a anunciantes
- No accedemos a su correo electrónico, contactos del teléfono, o cuentas externas
- No recopilamos información biométrica
2. Cómo Usamos su Información
Sus datos se usan ÚNICAMENTE para:
- Proveer y mantener el Servicio (procesar nóminas, generar reportes, facturas, etc.)
- Autenticar usuarios y proteger contra acceso no autorizado
- Procesar pagos de su suscripción
- Comunicaciones operativas: confirmaciones, alertas, notificaciones de servicio
- Soporte técnico cuando usted nos contacta
- Cumplimiento de obligaciones legales (auditorías fiscales, citaciones, etc.)
- Mejorar el producto (análisis agregados y anonimizados)
- Comunicaciones de mercadeo (solo si usted opta): tips de contabilidad PR, novedades y ofertas de IslaBooks. Es opcional, lo elige al registrarse, y puede darse de baja en cualquier momento desde el enlace al pie de cada correo o escribiéndonos. Las comunicaciones operativas (arriba) NO son mercadeo y se envían aunque no haya optado.
NO usamos sus datos para:
- Mercadeo de terceros
- Perfilamiento publicitario
- Venta a brokers de datos
3. Cómo Protegemos sus Datos
3.1 Encriptación
| Tipo de dato | Método de protección |
|---|---|
| SSN de empleados/contratistas | AES-256-GCM con clave derivada PBKDF2 (100,000 iteraciones) |
| Contraseñas | bcrypt con 12 rondas de hashing |
| Tránsito (entre su navegador y el servidor) | HTTPS / TLS 1.3 obligatorio (preloaded HSTS) |
| Tokens de sesión | Generados con crypto.randomBytes(32), expiran en 24h |
| Datos en reposo | SQLite encriptada en infraestructura cifrada de Railway |
3.2 Aislamiento Multi-Tenant
Cada cuenta (tenant) está completamente aislada. Las consultas SQL filtran rigurosamente por account_id. Es imposible acceder a datos de otra cuenta a través de la aplicación.
3.3 Auditoría
Cada acción crítica (login, exportación de SSN, cambio de configuración, eliminación de registros) queda registrada en un log de auditoría con: usuario, fecha/hora, IP, acción específica.
3.4 Limitación de acceso interno
El personal de IslaBooks no accede a sus datos a menos que: (a) usted lo autorice explícitamente para soporte, (b) sea requerido legalmente, (c) sea necesario para investigar una brecha de seguridad. Cada acceso queda registrado.
4. Compartir Información con Terceros
Compartimos sus datos SOLO con los siguientes proveedores estrictamente para operar el Servicio:
| Proveedor | Propósito | Datos compartidos |
|---|---|---|
| Railway (hosting) | Hospedaje del servidor y base de datos | Toda la data (encriptada) |
| Cloudflare (DNS/CDN) | Resolución de dominio, protección DDoS | IP de visitantes |
| Stripe (próximamente) | Procesamiento de pagos | Email, monto, ID de cliente |
| Resend | Envío de correos (verificación de cuenta, facturas, avisos) | Email, nombre, asunto |
Cada proveedor está obligado contractualmente a mantener la misma o superior protección de datos. No compartimos datos con anunciantes, brokers ni nadie más.
5. Sus Derechos
5.1 Acceso
Puede ver, descargar y exportar todos sus datos en cualquier momento desde el panel administrativo en formatos JSON, Excel, CSV y PDF.
5.2 Rectificación
Puede editar/corregir cualquier dato directamente en la aplicación. Los empleados/clientes pueden solicitar cambios mediante el portal con flujo de aprobación.
5.3 Eliminación ("Derecho al Olvido")
Puede solicitar la eliminación de toda su información contactando [email protected]. Cumpliremos en un plazo máximo de 30 días, excepto cuando la retención sea requerida por ley (ej. obligaciones contributivas, auditorías).
5.4 Portabilidad
Sus datos exportados en JSON/Excel son completamente portables — puede llevarlos a otra plataforma sin restricciones.
5.5 Oposición
Si no está de acuerdo con algún uso de sus datos, puede oponerse contactándonos. Atenderemos su solicitud en un plazo razonable.
5.6 Revocar consentimiento
Puede revocar el permiso de geolocalización (ponche con GPS) en cualquier momento desde su navegador. Esto puede afectar funciones de geocerca.
6. Retención de Datos
Mantenemos sus datos mientras su cuenta esté activa, más los siguientes períodos específicos de retención:
6.1 Política escalonada tras impago
Si un cobro programado falla, los datos del Cliente se preservan completos durante todo el proceso escalonado descrito en los Términos de Servicio (sección 5.5):
- Días 1 a 7 (período de gracia): Datos accesibles con permisos completos.
- Días 8 a 89 (modo solo lectura): Datos accesibles para consulta y exportación; no se pueden modificar.
- Día 90: IslaBooks puede eliminar los datos operativos (clientes, empleados, transacciones, facturas, ponches), tras enviar aviso con al menos 7 días de anticipación incluyendo enlace de descarga de respaldo.
6.2 Retención post-eliminación por requisito legal
Aún después de eliminar los datos operativos, IslaBooks preserva ciertos datos por requisito legal o regulatorio:
- Formularios contributivos generados: 7 años (W-2PR, 499R-2, 480.6, 941-PR, 1099-NEC, 1099-MISC) — requerimiento del Código de Rentas Internas de Puerto Rico y del IRS federal para registros fiscales.
- Registros mínimos de empleados: 7 años después de la terminación del empleado, limitados a información necesaria para reportes fiscales — requerimiento de las leyes laborales de Puerto Rico.
- Logs de auditoría de seguridad: 3 años — para investigación de incidentes y cumplimiento.
- Información de facturación entre IslaBooks y el Cliente: 7 años — requerimiento contable.
6.3 Pausa temporal de cuenta
Si el Cliente activa la pausa temporal de su suscripción (descrita en Términos de Servicio sección 14.2), todos los datos se preservan intactos durante la pausa (hasta 3 meses). Al reactivar la cuenta, los datos están disponibles exactamente como quedaron antes de la pausa.
6.4 Cancelación voluntaria
Si el Cliente cancela su suscripción, los datos se preservan accesibles en modo solo lectura por 90 días para permitir exportación y migración. Tras este período, se aplican las políticas de retención por requisito legal de la sección 6.2.
6.5 Respaldos del sistema
Mantenemos respaldos automáticos de seguridad por hasta 30 días después de cualquier eliminación, como medida de continuidad operativa. Estos respaldos no son accesibles para uso normal y se eliminan al expirar el período de retención.
6.6 Eliminación temprana a petición
El Cliente puede solicitar la eliminación inmediata de sus datos escribiendo a [email protected]. Procesamos la solicitud en un máximo de 30 días. La eliminación temprana NO afecta la preservación de formularios contributivos descrita en 6.2, salvo solicitud expresa del Cliente que asuma las consecuencias fiscales.
7. Notificación de Brechas de Seguridad
En caso de una brecha de seguridad que comprometa información personal identificable (PII), IslaBooks notificará a los clientes afectados en un plazo no mayor de 72 horas desde el descubrimiento, conforme a la Ley 207-2011 de Puerto Rico. La notificación incluirá:
- Naturaleza y alcance de la brecha
- Tipos de datos comprometidos
- Acciones tomadas para mitigar
- Recomendaciones para el cliente
- Información de contacto para preguntas
8. Datos de Menores de Edad
IslaBooks NO está dirigido a menores de 18 años. Si descubrimos que hemos recopilado información de un menor sin consentimiento parental verificable, eliminaremos esos datos inmediatamente.
Si un negocio cliente registra empleados menores de 18 (como aprendices), es responsabilidad del cliente cumplir con todas las leyes laborales aplicables.
9. Transferencias Internacionales
IslaBooks opera principalmente en Puerto Rico. La infraestructura de Railway puede tener servidores en EE.UU. continental. Al usar el Servicio, usted consiente esta transferencia.
10. Cookies
Usamos cookies estrictamente operativas:
- Cookie de sesión — para mantener su login activo (expira al cerrar sesión o en 24h)
- localStorage — para cachear datos y permitir uso offline limitado
NO usamos cookies de terceros, tracking de comportamiento, o publicidad. Puede borrar todas las cookies desde la configuración de su navegador en cualquier momento.
11. Información de Empleados de sus Clientes
Cuando usted (cliente CPA) gestiona empleados de sus negocios cliente, usted actúa como controlador de esos datos y IslaBooks actúa como procesador. Usted es responsable de:
- Tener autorización legal para procesar esos datos (consentimiento del empleado, obligación contractual, etc.)
- Notificar a esos empleados sobre cómo se procesan sus datos
- Atender solicitudes de derechos de privacidad de esos empleados
12. Cambios a esta Política
Esta Política puede actualizarse periódicamente. Cambios materiales serán notificados con al menos 30 días de anticipación por email y mediante banner en la aplicación. La fecha "Última actualización" en la parte superior siempre reflejará la versión actual.
13. Contacto sobre Privacidad
Para cualquier asunto relacionado con esta política o sus datos:
- Privacidad / Protección de datos: [email protected]
- Ejercicio de derechos: [email protected] (incluya copia de identificación válida)
- Brechas de seguridad reportadas por usted: [email protected]
- Empresa: IslaBooks LLC, registrada en el Departamento de Estado de Puerto Rico
- Registro Departamento de Estado PR: 578601
- EIN (IRS): 66-1132276
- Titular: Jeannette L. Cortes
Responderemos a todas las solicitudes legítimas en un plazo máximo de 30 días.