¿En qué te ayudamos?

1. Configurar la información de tu compañía

1. En el menú lateral, sección General, entra a 🏛️ Compañías y abre ℹ️ Información General
2. Llena el Nombre de la Compañía, EIN / NIP, dirección y tipo de entidad
3. Para el logo que aparece en facturas y reportes, ve a ⚙️ Configuración → Compañías y usa Subir Logo
4. Click Guardar

2. Agregar empleados

1. En la sección Personas, entra a 👤 Empleados → + Nuevo Empleado
2. Llena nombre, SSN, fecha de contratación, posición y salario
3. Si pagas por hora, marca "Por hora" y pon la tarifa
4. Si tiene cuenta bancaria, llena routing y número de cuenta para Depósito Directo
5. Click Guardar

3. Crear tu primera factura

1. En la sección Finanzas, entra a 📄 Facturas → + Nueva Factura
2. Selecciona el cliente (o créalo desde ahí mismo)
3. Añade los items, cantidad y precio
4. Activa IVU 11.5% si aplica
5. Click Guardar → la factura aparece en el listado
6. Click en el ícono 📄 PDF para descargarla y enviarla al cliente

Opción A — Pagar a UN empleado

1. Ve a Nómina (o a Personas → Empleados)
2. En la fila del empleado, click "💰 Pagar"
3. Verifica las horas (si tienes ponchador, se cargan automáticamente)
4. Si recibió propinas, ve al tab "💰 Ingresos" y ponlas allí
5. Si tiene horas extras, llena la sección amarilla "⏱️ Horas Extras"
6. Las deducciones se calculan automáticamente. Revisa el tab "🧾 Deducciones".
7. Click "Procesar Pago"

Opción B — Pagar a varios empleados a la vez

1. En el módulo de Nómina, click el botón verde "💰 Pagar Nómina" arriba a la derecha
2. Verás la tabla con todos los empleados activos
3. Para cada empleado puedes ajustar las horas y poner propinas directamente en la tabla
4. Si un empleado necesita ajuste avanzado (horas extras, deducciones especiales), click el botón ✏️ en su fila → abre el wizard navegable con flechas ← →
5. Cuando termines de revisar todos, click "💰 Procesar nómina (X)"

Generar el 941-PR

1. Ve a Trimestrales → 941-PR
2. Selecciona el trimestre y año correctos
3. El sistema calcula automáticamente Salarios, Seguro Social, Medicare y Retención PR basado en las nóminas procesadas en ese trimestre
4. Revisa los números — deberían cuadrar con tu contabilidad
5. Click "📄 Exportar PDF" para tener el borrador
6. Click "📊 Exportar Excel" si tu contador prefiere ese formato

Subir a SURI

1. Entra a suri.hacienda.pr.gov con tu cuenta de Hacienda
2. Ve a la sección de Trimestrales → 941-PR
3. Usa el PDF de IslaBooks como referencia para llenar los campos en SURI
4. Confirma la radicación en SURI
5. Vuelve a IslaBooks y marca la planilla como "Radicada" con el número de confirmación que dio SURI

Backup automático en la nube

Todos los planes incluyen backup automático en la nube cifrado (AES-256). Tus datos se respaldan diariamente sin que tengas que hacer nada.

Backup local (en tu computadora)

1. Ve a ⚙️ Configuración → Backups
2. Click "Configurar carpeta local" → selecciona una carpeta en tu computadora
3. Activa "Backup automático local"
4. IslaBooks guardará una copia en esa carpeta cada vez que hagas cambios significativos

Exportar toda tu data

1. Ve a ⚙️ Configuración → Backups → Exportar manualmente
2. Elige el formato:
   • JSON — backup completo, todo incluido (recomendado)
   • Excel — un archivo por módulo (clientes, facturas, empleados, nóminas, etc.)
   • CSV — texto plano, compatible con cualquier programa
3. Descarga el archivo y guárdalo donde te sea conveniente

IslaBooks no sube un "archivo de nómina" de otro programa. La migración son 4 pasos: trae tu catálogo con balances, configura cada empleado, entra sus acumulados del año (YTD) y de ahí en adelante pagas la nómina dentro de IslaBooks. Así el sistema calcula bien las retenciones y no le retiene de más a quien ya pagó parte del año en tu programa anterior.

1. Importar tu catálogo de cuentas y balances

1. En la sección Finanzas, entre a 📒 Chart of Accounts y pulse ⬆️ Importar de QuickBooks
2. Pulse 📥 Descargar plantilla CSV y pegue ahí su Trial Balance. Columnas: Cuenta, Tipo, Débito, Crédito, Sección (Tipo = activo · pasivo · capital · ingreso · gasto)
3. Elija la Fecha de corte (normalmente el último día del mes anterior) y el Modo de migración:
   • Modo A — Arranque limpio: cierra ingresos y gastos contra Retained Earnings y arranca el año en $0 (recomendado para la mayoría)
   • Modo B — Traer P&L completo: deja los balances tal cual venían
4. Pulse 📂 Subir Trial Balance (CSV), verifique que diga ✅ Cuadra y confirme con Importar

2. Crear cada empleado y sus contribuciones

1. En la sección Personas, entre a 👤 Empleados → + Nuevo Empleado y abra su ficha
2. En la pestaña 📋 Contribuciones llene: Estado Civil, Dependientes, Exención Personal (déjela en 0 y se calcula sola), SS 6.2% y Medicare 1.45% (ya vienen puestos)
3. Marque 🚛 Choferil (0.30%) solo si el empleado es chofer cubierto por la Ley 428
4. En ⚕️ CFSE ponga la Clasificación Industrial (use la lupa 🔍) y la Tasa de su carta anual del CFSE (0 = usa la tasa general)
5. Más abajo, si aplican: Plan Médico (pre-tax Sección 125) y aportaciones como 401(k)/CODA, Cafetería, etc.

3. Entrar los acumulados del año (YTD) — clave si migras a mitad de año

1. En la ficha del empleado, abra la pestaña 🏖️ Licencias y baje hasta la caja ⏳ Saldos al Migrar de Otro Sistema
2. Entre las Vacaciones / Enfermedad acumuladas (días) que ya tenía, la Fecha de migración y el Año de los acumulados
3. Entre los Sueldos tributables YTD $ (base de FUTA/SUTA/SINOT) y la Base FICA YTD $ (Seguro Social y Medicare) — así no le retiene de más sobre los topes anuales

4. Datos bancarios y pagar tu primera nómina

1. Si paga por depósito directo (ACH), en la pestaña 🏦 Banco & Notas llene el Número de Ruta (ABA, 9 dígitos) y el Número de Cuenta
2. Con el catálogo, los empleados y sus acumulados listos, vaya a Nómina y pulse 💰 Pagar Nómina
3. IslaBooks calcula las retenciones automáticamente y respeta los topes anuales usando los acumulados YTD del Paso 3

Tres pasos en orden: primero registras al Cliente (a quién le facturas), luego creas tus Items (lo que vendes, con su precio) y al final emites la Factura juntando ambos. Al guardar una factura Por Cobrar, IslaBooks actualiza solo tus Cuentas por Cobrar — sin asientos manuales.

1. Crear un Cliente

1. En la sección Personas, entre a 👥 Clientes → + Nuevo Cliente
2. Nombre y Apellido son obligatorios (*); conviene poner Teléfono y Email para enviarle facturas
3. En 💼 Facturación: elija el Tipo Cliente (👤 Individuo o 🏢 Negocio), los Términos (Inmediato, Net 15/30/60) y el Método de Pago usual
4. Deje Depósito y Balance en blanco — IslaBooks lleva el balance solo según las facturas. Termine con 💾 Guardar Cliente

2. Crear un Item (servicio o producto)

1. En la sección Finanzas, entre a 📦 Items / Productos → + Nuevo Item
2. Elija el Tipo (🛠️ Servicio, 📦 Producto, 🏪 Inventario o 🏷️ Otro/Cargo). El Nombre es lo único obligatorio — es lo que verá el cliente en la factura
3. Ponga el Precio de venta y la Tasa de IVU — se aplican solos al usar el item
4. En 💰 Cuenta de Ingreso, elija dónde cae la venta (ej. 4000 · Ingresos por Servicios). Guarde con 💾 Crear Item

3. Emitir la Factura (Por Cobrar)

1. En Finanzas → 📄 Facturas → + Nueva Factura. Deje el Tipo en Por Cobrar (Cliente); el Número se llena solo
2. Elija el Cliente y la fecha de Vencimiento (según sus términos)
3. En Renglones, seleccione el item del catálogo — descripción, precio e IVU se completan solos. Ajuste la Cant y use ＋ Añadir otra fila para más renglones
4. Revise el TOTAL (subtotal + IVU, automático) y guarde con 💾 Guardar Factura (o 📝 Guardar borrador si aún no la quiere emitir)

Es el lado de lo que tú debes. Registras al suplidor, le anotas cada factura Por Pagar y la pagas — IslaBooks lleva tus Cuentas por Pagar solo, y separa el IVU de compras y la retención cuando aplican.

1. Crear un Suplidor

1. En la sección Personas, entre a 🏢 Suplidores → + Nuevo Suplidor
2. Llene el Nombre, el Tipo, los Términos de Pago (Inmediato, Net 15/30/60/90) y, si paga por ACH, la Ruta (ABA) y el Número de Cuenta
3. Si el suplidor es contratista sujeto a retención, marque ¿Sujeto a retención? y ponga el % Retención (típico 10%) y su Clasificación Contributiva — así la 480.6 de fin de año sale sola
4. Termine con 💾 Guardar Suplidor

2. Anotar una factura (Por Pagar)

1. Abra la ficha del suplidor (o use ➕ Nueva Factura en el listado de Suplidores)
2. Entre el Concepto, el Monto y la Fecha
3. Elija la Cuenta de Gasto donde cae (ej. Renta, Utilidades) y marque el IVU de compra si la factura lo incluye — IslaBooks lo registra como crédito de IVU pagado
4. Guarde: la factura queda en estado por pagar

3. Pagar (o abonar)

1. En la factura pendiente, click 💳 Pagar. Si quiere anotar y pagar en un solo paso, use 💳 Crear y Pagar
2. Para un pago parcial, use 💳 Abonar y ponga el monto — el balance restante queda pendiente
3. Elija el método y el banco. IslaBooks mueve el dinero de Cuentas por Pagar a tu banco y, si aplica, retiene el 10% automáticamente

Hay dos áreas para afinar cómo IslaBooks trabaja para tu negocio. Vale la pena revisarlas una vez al empezar (y al inicio de cada año fiscal para las tasas).

A. Preferencias de la Compañía

Desde el 📊 Dashboard, en el recuadro ⚙️ Preferencias, click Editar. Aquí configuras:

1. IVU Estatal % y Municipal % (por defecto 10.5% + 1% = 11.5%)
2. Próximo # de Cheque y # de Depósito Directo — la numeración sigue desde ahí
3. 📊 Tasas Contributivas por Año Fiscal — navega el año con ◀ ▶ y ajusta SS, Medicare (+adicional), Tope SS, FUTA, SUTA, Choferil, SINOT y CFSE. Los cambios aplican a las nóminas de ese año.
4. ⚖️ Distribución de SINOT y 🚛 Choferil — quién absorbe el 0.30% (100% patrono, 50/50, o custom)
5. Click Guardar Todo

B. Configuración → Preferencias

En la sección Sistema, entra a ⚙️ Configuración → Preferencias. Aquí afinas la contabilidad y operación:

1. 🔢 Numeración Automática de documentos
2. 🔗 Cuentas por Defecto (Banco · Contratistas · Nómina) — mapea cada rol a una cuenta de tu catálogo. Clave si migraste de QuickBooks con tus propios códigos, para que cobros, IVU y nómina caigan en las cuentas correctas y entren a la reconciliación
3. 🧾 Cuentas de Ingreso por Categoría de IVU y Cuentas de IVU Pagado en Compras
4. 📍 Geocerca para Ponche (Clock-In GPS) — define locaciones para que el ponchador valide la ubicación
5. 🏦 Configuración ACH / NACHA — datos del originador para generar los archivos de pago electrónico de tu banco
6. Cada bloque tiene su propio botón Guardar